Todos nos hemos encontrado en la situación de tener que enviar comunicaciones en inglés, interactuando así con personas de diferentes partes del mundo.
Por esta razón, es muy útil comprender cuál es la estructura que hace que un correo electrónico sea más comprensible, ya sea en situaciones formales o informales.
La Estructura de un Correo Electrónico
Antes de comenzar a redactar el correo electrónico, es importante comprender el contexto en el que te encuentras, ya que la comunicación varía según la relación que tengas con el destinatario.
Todos los correos electrónicos deben estar redactados de manera cortés, lo que puede variar según el contacto de referencia y la solicitud realizada.
Si te encuentras en una situación formal, será necesario dirigirte de manera más respetuosa, comenzando el correo con:
- Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. + Last Name (Estimado Sr./Sra./Srta. + apellido)
- Dear Sirs (Estimados señores, utilizado cuando te diriges a toda una empresa)
- To whom it may concern (A quien corresponda).
Si, en cambio, te encuentras en una situación informal, puedes comenzar tu correo electrónico con:
- Hello/ Hi + Name (Hola + nombre)
- Hi everyone (Hola a todos)
- To + Name (A + nombre)
La razón por la que una persona escribe a alguien puede variar según las necesidades, y, por lo tanto, la introducción en el cuerpo del correo electrónico cambiará según la solicitud.
Por lo general, puedes escribir a alguien para hacer una reserva, solicitar información o quejarte de un servicio. Para todo esto, hay una solución, comenzando con “I am writing to…” (Estoy escribiendo para…):
- … enquire about (preguntar sobre)
- … make a booking for (hacer una reserva para)
- … complain about (quejarse de)
Por supuesto, el cuerpo central del correo electrónico cambia según la necesidad comunicativa, indicando lo necesario. Es importante ser directo y preciso en la redacción del correo electrónico, destacando los datos clave que deben ser claros para el destinatario, quien debe tener todo lo necesario para resolver cualquier problema en pocas líneas.
Es importante recordar que cuando te diriges con formalidad, tiendes a evitar el uso de contracciones (por ejemplo, “you are” en lugar de “you’re”), preferiblemente utilizadas en contextos informales. Por las mismas razones, es fundamental prestar atención al vocabulario utilizado en la comunicación, ya que debe reflejar necesariamente a la persona a la que te estás dirigiendo (por ejemplo, “to purchase” en lugar de “to buy”).
La Despedida de un Correo Electrónico
La forma de finalizar un correo electrónico siempre varía según el destinatario:
- For further information, please don’t hesitate to contact me (Para obtener más información o si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarme)
- I look forward to hearing from you (Espero tener noticias tuyas)
Los saludos finales también varían según la situación en la que te encuentres:
- Kind regards (Saludos cordiales) – Formal
- Best wishes (Los mejores deseos) – Formal
- Yours faithfully (Atentamente) – Formal
- Thanks (Gracias) – Neutro
- Love from (Con cariño) – Informal
- XoXo (Besos y abrazos) – Informal
Estas reglas básicas se pueden aplicar a cualquier correo electrónico. Sin embargo, existen casos específicos en los que se debe seguir una estructura precisa, como al enviar una solicitud para un puesto de trabajo, en la que el candidato se presenta brevemente y explica las razones que lo llevaron a enviar la solicitud.
El Asunto del Correo Electrónico
El asunto (subject line) es el elemento que más destaca ante los ojos del lector y lo motivará a abrir el correo electrónico.
El asunto, por lo tanto, debe ser claro y directo al punto, ya que es, de hecho, un título de la comunicación. Puede ser útil utilizar números para atraer la atención y descubrir el contenido del correo electrónico, así como la personalización, que siempre hace que el destinatario se sienta especial. El poder de las palabras es muy fuerte: el uso de expresiones como “private” (privado) o “unique” (único) puede despertar la curiosidad del cliente.
Fonte: Content Marketing Institute
Qué Nunca Debes Olvidar en un Correo Electrónico
Antes de enviar un correo electrónico, es muy importante releer el contenido. Esto sirve para evitar errores conceptuales, errores gramaticales o simples olvidos que a menudo llevan a tener que enviar un segundo correo electrónico.
Además, es importante siempre mencionar los archivos adjuntos (attachments), proporcionando una breve descripción del contenido para ayudar al destinatario a comprender lo que se ha enviado.
