Tutti si sono trovati almeno una volta a dover inviare comunicazioni in inglese, interagendo così con realtà oltre il confine.
Per questo motivo è molto utile comprendere quale possa essere la struttura che rende una email più comprensibile, sia in casi formali che in quelli informali.
La struttura di un’email
Prima di iniziare a scrivere l’email, è importante capire il contesto nel quale ci si trova: infatti, la comunicazione cambia a seconda della relazione instaurata con il destinatario.
Tutte le email devono essere scritte in una forma gentile che può variare in base al contatto di riferimento e alla richiesta effettuata
Nel caso in cui ci si trovi in una situazione formale, sarà necessario rivolgersi in modo più cortese, iniziando la mail con:
- Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. + Last Name (Caro Sig./Sig.ra/Sig.rina + cognome)
- Dear Sirs (utilizzato se si scrive a tutta l’azienda)
- To whom it may concern (a chi di competenza).
Se ci si trova, invece, in una situazione informale, si può iniziare la propria email con:
- Hello/ Hi + Name (ciao + nome)
- Hi everyone (ciao a tutti)
- To + Name (a + nome)
La motivazione che spinge una persona a scrivere a qualcuno può essere differente a seconda delle esigenze e per questo motivo l’introduzione al corpo della email cambierà a seconda della richiesta.
Generalmente, si può mandare un messaggio a qualcuno per prenotare oppure per chiedere informazioni, ma anche per lamentarsi di un servizio. Per tutto questo c’è una soluzione, iniziando con “I am writing to…”:
- … enquire about (chiedere qualcosa)
- … make a booking for (prenotare qualcosa)
- … complain about (lamentarsi di qualcosa)
Ovviamente, il corpo centrale dell’email cambia a seconda del bisogno comunicativo, indicando quindi quanto necessario. È importante essere diretti e precisi nella stesura dell’email, mettendo in risalto i dati salienti che devono essere chiari al destinatario, il quale deve avere, in poche righe, tutto il necessario per risolvere un’eventuale problematica.
È importante ricordare che se ci si rivolge con formalità si tende ad evitare l’utilizzo di forme contratte (you are al posto di you’re), preferibilmente adoperate in contesti informali. Per gli stessi motivi, è fondamentale prestare attenzione al lessico utilizzato nella comunicazione, poiché deve rispecchiare necessariamente la persona alla quale ci si sta rivolgendo (ad esempio, to purchase = to buy)
La chiusura di un’email cambia sempre a seconda del destinatario:
- For further information, please don’t hesitate to contact me (Per ulteriori informazioni/ necessità, non esiti a contattarmi)
- I look forward to hearing from you (Resto in attesa di sue notizie)
Anche i saluti finali cambiano a seconda della situazione in cui ci si trova:
- Kind regards (cordiali saluti) – Formale
- Best wishes (i migliori auguri) – Formale
- Yours faithfully (in fede) – Formale
- Thanks (grazie) – Neutro
- Love from (con affetto) – Informale
- XoXo (baci e abbracci) – Informale
Queste regole base possono essere applicate per qualsiasi email. Esistono, però, casi specifici in cui utilizzare una struttura precisa, come nel caso dell’invio di application per una posizione lavorativa, in cui il candidato si presenta brevemente e spiega le motivazioni che lo hanno spinto a mandare la candidatura.
L’oggetto dell’email
L’oggetto (subject line) è l’elemento che più risalta agli occhi del lettore e che lo invoglierà ad aprire l’email.
La subject line, quindi, deve essere chiara e dritta al punto, costituendo, di fatto, un titolo della comunicazione. Può essere utile utilizzare numeri per attrarre l’attenzione e scoprire il contenuto dell’email, ma anche la personalizzazione, che rende sempre speciale il destinatario. Il potere delle parole è molto forte: usare espressioni come “private” o “unique” possono alimentare la curiosità del cliente.
Fonte: Content Marketing Institute
Cosa non dimenticare mai in un’email
Prima di inviare un’email è molto importante rileggere il contenuto. Questo serve sia per evitare errori di concetto, errori grammaticali o semplici dimenticanze che spesso portano una persona a dover mandare una seconda email.
Oltre a ciò, è importante menzionare sempre gli allegati (attachments), scrivendo brevemente anche il contenuto in modo tale da poter aiutare il destinatario nella comprensione di quanto inviato.
