Cos’è la PEC? E quali sono i suoi usi principali?
La PEC è la Posta Elettronica Certificata utile sia per le aziende che per i privati. Infatti, si tratta di una casella di posta che riceve e invia comunicazioni che hanno valore legale, da conservare per 10 anni per avere una validità giuridica.
Questo tipo di email possono essere paragonate a una raccomandata con ricevuta di ritorno, utilizzata principalmente dai privati, ma con maggiori vantaggi.
Ma a cosa servono concretamente? Scopriamolo insieme!
Le caratteristiche principali e l’utilizzo della PEC
Uno dei vantaggi della PEC è la garanzia della ricezione del messaggio, grazie a protocolli di sicurezza avanzati, oltre all’impossibilità di modifica del contenuto. Questa pratica, infatti, conferma il fatto che nessuno potrà manomettere il testo del messaggio inviato e che, dunque, si avrà la certezza che il contenuto arrivi così come è stato scritto.
Una volta inviata al destinatario, al mittente arriva una ricevuta che dichiara l’avvenuto invio, certificando quanto inviato con orario e data, elementi che possano confermare quanto spedito. Nel caso in cui siano presenti anche allegati, verranno inseriti nella ricevuta in modo tale da avere una scheda completa del contenuto inviato.
Il valore legale di una PEC è mantenuto solo per comunicazioni inviate a un’altra PEC. Infatti, nel caso in cui si invii una comunicazione ad una casella di posta normale, si avrà solamente una ricevuta di accettazione.
Oltre alla velocità e al risparmio economico, la PEC permette di inviare comunicazioni in maniera sicura, eliminando l’utilizzo della versione cartacea con il rischio annessi. Anche nel caso di errori, il sistema di certificazione segnala anomalie legate alla consegna o alla presenza di altri errori di sistema, inviando delle ricevute con quanto riscontrato.
L’utilizzo più frequente di questa tipologia di comunicazione è da ricondurre a messaggi ufficiali da inviare, ad esempio, alla Pubblica Amministrazione, ad aziende oppure nel caso di disdetta di utenze.
Ciò che è fondamentale ricordare è che non è lecito utilizzare la PEC per l’invio di campagne pubblicitarie:
“Senza il consenso […] non è possibile inviare comunicazioni promozionali con strumenti di comunicazione elettronica neanche nel caso in cui i dati personali siano tratti da registri pubblici, elenchi, siti web atti o documenti conosciuti o conoscibili da chiunque. Analogamente, senza il consenso preventivo degli interessati, non è lecito utilizzare per inviare e-mail promozionali gli indirizzi pec contenuti nell’indice nazionale degli indirizzi pec delle imprese e dei professionisti […] istituito per favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalità telematica[…]. La presenza dei dati in elenchi pubblici o in fonti liberamente accessibili, come i siti web o i social network, non ne autorizza l’utilizzo per finalità promozionali poiché tali finalità sono incompatibili con quelle originarie e pertanto non rientranti fra le legittime aspettative degli interessati”.
Linee guida del 13 luglio 2013 del Garante
Le PEC per privati e aziende
Come detto in precedenza, sia privati che aziende possono avere un indirizzo PEC.
Nel caso di un privato, l’utente può scegliere il dominio e registrare la propria PEC rivolgendosi a un gestore accreditato che possa trasmettere prove legali delle comunicazioni. È importante saper scegliere accuratamente il dominio in modo da essere subito riconoscibili come professionisti indicando, ad esempio, la professione che si svolge.
Nel caso delle aziende, partite IVA o Pubbliche Amministrazioni, invece, al contrario dei privati, avere una PEC è obbligatorio ed è necessario dichiararlo al Registro Imprese. Per le aziende questo strumento è fondamentale poiché consente di inviare comunicazioni importanti in modo sicuro e con validità legale. Il dominio, anche in questo caso, è riconducibile alla realtà che sta ricevendo o inviando la comunicazione.
Come aprire una PEC
L’apertura della PEC prevede pochi e semplici step:
- Scelta del gestore;
- Invio richiesta di attivazione della PEC;
- Scelta dell’indirizzo di Posta Elettronica Certificata;
- Pagamento;
- Configurazione della PEC.
Aprire una PEC comporta dei costi che dipendono dal gestore e dallo spazio richiesto. Generalmente un abbonamento annuale costa quanto una singola raccomandata cartacea, elemento che apporta dunque un grande vantaggio economico nella scelta della PEC.
Le novità 2024
Dal 2024 la PEC lascerà posto alla Registered Electronic Mail (REM), ovvero la PEC europea, strumento grazie al quale si avrà la possibilità di ampliare i confini della comunicazione qualificata.
Con questa nuova introduzione sarà possibile verificare e certificare l’identità del cittadino europeo che possiede una PEC, l’integrità del documento e la data e ora d’invio e ricezione del messaggio. Perciò è necessario adeguare la PEC agli standard europei attraverso il riconoscimento del proprietario e l’attivazione della verifica in 2 passaggi, per poter allinearsi ai principi stabiliti a livello europeo.
