Lo spagnolo è la seconda lingua più parlata al mondo, dopo il cinese e prima dell’inglese e, dunque, sempre più utilizzata anche nell’ambito business. Saper comunicare nella lingua madre del destinatario è un grande punto a favore e può essere d’aiuto in molti casi.
Per questo motivo è importante capire quale possa essere la struttura che rende una email, o correo eléctronico in spagnolo, più comprensibile, sia in casi formali che informali.
La struttura di un’email
Prima di iniziare a scrivere un’email, è importante capire il contesto nel quale ci si trova: infatti, la comunicazione cambia a seconda della relazione instaurata con il destinatario.
Nel caso in cui ci si trovi in una situazione formale, sarà necessario rivolgersi in modo più cortese, iniziando la mail con:
- Distinguido/a o Apreciado/a o Ilustrísimo/a Señor/a (Distinto/a signor/a + cognome);
- Estimado/a Señor/a (stimato/a signor/a + cognome);
- A quien pueda interesar (a chi di competenza).
Se ci si trova, invece, in una situazione informale, si può iniziare la propria email con:
- Hola (ciao + nome);
- Para + nombre (a + nome);
- Querido/a (caro/a + nome).
Dopo aver inserito l’intestazione adeguata, si procede a seconda delle esigenze. In caso di un’email formale in cui non si conosce il destinatario, può essere opportuno presentarsi, descrivendo brevemente ciò di cui ci si occupa all’interno dell’azienda.
Generalmente, si può scrivere un’email per inviare comunicazioni urgenti, per chiedere informazioni, ma anche per lamentarsi di un servizio. Per tutto questo c’è una soluzione, iniziando con “Le escribo en referencia a/con relación a…”, seguito dalla richiesta di dettagli necessari.
Il corpo centrale dell’email cambia a seconda del bisogno comunicativo. È importante essere diretti e precisi nella stesura del messaggio, mettendo in risalto i dati salienti che devono essere chiari al destinatario, il quale deve avere, in poche righe, tutto il necessario per risolvere un’eventuale problematica.
Se ci si rivolge con formalità è fondamentale prestare attenzione al lessico utilizzato nella comunicazione, poiché deve rispecchiare la persona alla quale ci si sta rivolgendo (ad esempio, me gusta = me agradece)
Anche nel caso della chiusura, l’email cambia a seconda del destinatario:
- Cualquier cosa estoy a su disposición (Per qualsiasi cosa, sono a disposizione);
- Espero su respuesta (Attendo una sua risposta);
- Espero tener noticias de usted pronto (Spero di sentirla presto).
Anche i saluti finali cambiano a seconda della situazione in cui ci si trova:
- Atentamente (cordiali saluti) – Formale;
- Respetuosamente (cordiali saluti) – Formale;
- Gracias (grazie) – Neutro;
- Saludos (saluti) – Neutro;
- Adiós (ciao) – Informale.
Queste regole base possono essere applicate per qualsiasi email. Esistono, però, casi specifici in cui utilizzare una struttura precisa, come nel caso dell’invio di candidature per una posizione lavorativa, in cui il candidato si presenta brevemente e spiega le motivazioni che lo hanno spinto a mandare la candidatura.
Fonte: Aprende Hablando
Attenzione all’oggetto
Come in tutte le email, l’oggetto è l’elemento che più incuriosisce il lettore. Per questo motivo dovrà essere accattivante tanto da far decidere ad un utente di aprire la mail.
Quindi, per poter permettere ciò, l’oggetto deve essere chiaro e immediato e strumento che sintetizzi in breve l’argomento della comunicazione. Può essere utile usare numeri ed elementi che possano personalizzare e semplificare il messaggio in modo tale da facilitare la lettura.
I consigli per una buona comunicazione
Prima di inviare un’email, ecco alcuni consigli che possono essere d’aiuto per la tua email:
- Rileggere il contenuto, serve sia per evitare errori di concetto, grammaticali o semplici dimenticanze che spesso portano una persona a dover mandare una seconda email;
- È importante utilizzare sempre un indirizzo email professionale e controllare la correttezza dei dati del destinatario e di tutte le persone eventualmente in copia;
- Inviare email brevi, chiare e con tutti gli elementi necessari all’interlocutore;
- Menzionare sempre gli allegati (adjunto), scrivendo brevemente anche il contenuto in modo da poter aiutare il destinatario nella comprensione di quanto inviato.
Queste sono alcune delle regole base valide in qualsiasi contesto, specialmente in quello professionale. È fondamentale fornire il materiale necessario e racchiudere in brevi messaggi le informazioni di cui si ha bisogno, favorendo così la comunicazione tra le parti.
